Upravljanje porudžbinama
Kreirajte i pratite porudžbine, primajte robu i povežite PO sa fakturama.
Kreirajte, pratite i upravljajte porudžbinama kako biste održavali zalihe i kontrolisali troškove.
Pregled
Porudžbine (PO) u Stogly-u vam pomažu da:
- Naručujete proizvode od dobavljača sa praćenim količinama i cenama
- Primate robu u određeni magacin ili objekat
- Povezujete pristigle fakture dobavljača sa porudžbinama radi verifikacije
- Šaljete porudžbinu dobavljaču e-mailom i dobijate odgovor, a dobavljaču nije potreban nalog
- Pratite status porudžbine od kreiranja do isporuke
Kreiranje porudžbine
Korak 1: Otvorite formular za porudžbinu
- U bočnom meniju idite na Nabavka > Porudžbine
- Kliknite + Create Purchase Order
Korak 2: Popunite detalje porudžbine
| Polje | Opis |
|---|---|
| PO Number | Automatski generisan (može se izmeniti) |
| Supplier | Izaberite iz baze dobavljača |
| Warehouse / Store | Odredište za primljenu robu — može biti magacin ili objekat |
| Status | Početni status (podrazumevano: Pending) |
| Order Date | Datum kreiranja porudžbine |
| Expected Date | Očekivani datum isporuke |
| Currency | Valuta porudžbine (podrazumevano: RSD) |
Korak 3: Dodajte stavke porudžbine
- Kliknite + Add Item
- Izaberite proizvod iz padajućeg menija
- Prikazuju se samo jednostavni proizvodi i sastojci (složeni proizvodi su isključeni)
- Proizvodi se prikazuju sa nazivom i SKU kodom radi lakšeg pronalaženja - Unesite količinu
- Nabavna cena se automatski popunjava iz cene proizvoda (može se izmeniti)
- Ukupan iznos se automatski računa
- Ponovite za dodatne stavke
Jedinice. Stavka-proizvod prikazuje jedinicu proizvoda uz količinu (kg, l, kom). Jedinica dolazi sa proizvoda i ne menja se na porudžbini.
Slobodne stavke. Da biste naručili nešto što još nije proizvod ni sastojak, kliknite + Dodaj slobodnu stavku i unesite Naziv stavke, Količinu i jedinicu; Šifra dobavljača i cena su opcione. Slobodna stavka se šalje dobavljaču kao i svaka druga.
Posle čuvanja, porudžbina prikazuje Slobodne stavke još nisu proizvodi sa dugmetom Kreiraj proizvod za svaku stavku. Traži se naziv, šifra i vrsta — Proizvod ili Sastojak (sirovina) — a proizvod se dodaje u katalog i povezuje sa stavkom. Novi proizvod zadržava jedinicu u kojoj je stavka naručena. Dok to ne uradite, stavka se preskače pri prijemu porudžbine (dobijate poruku koliko ih je preskočeno), jer nema proizvoda koji bi se dodao na zalihe.
Korak 4: Sačuvajte porudžbinu
- Pregledajte Međuzbir, Porez i Ukupno na dnu
- Kliknite Save da kreirate porudžbinu
Statusi porudžbina
| Status | Opis |
|---|---|
| Na čekanju | Nacrt: kreirana, još nije poslata dobavljaču |
| Odobreno | Interno odobrena, još nije poslata |
| Poslata | Poslata dobavljaču e-mailom, još nije otvorena |
| Otvorena | Dobavljač je otvorio porudžbinu |
| Prihvaćena | Dobavljač je prihvatio porudžbinu u celosti |
| Delimično prihvaćena | Dobavljač je prihvatio deo količina — vi odlučujete šta dalje |
| Odbijena | Dobavljač je odbio porudžbinu |
| Primljeno | Roba primljena na zalihe — spremno za povezivanje sa fakturom |
| Otkazano | Porudžbina otkazana |
Statuse od Poslata do Odbijena postavlja sistem — slanjem porudžbine i odgovorom dobavljača. Ne mogu se izabrati ručno.
Slanje porudžbine dobavljaču
Dobavljaču nije potreban Stogly nalog.
- Sačuvajte porudžbinu (potrebni su dobavljač i bar jedna stavka)
- Kliknite Pošalji dobavljaču — u listi, ili u panelu Porudžbina kod dobavljača kada je porudžbina otvorena
- Proverite E-mail dobavljača i izaberite Jezik poruke (srpski ili engleski)
- Ako dobavljač nema e-mail adresu, unesite je ovde i ostavite uključeno Sačuvaj adresu kod dobavljača - Kliknite Pošalji nabavku
Dobavljač dobija e-mail sa pregledom porudžbine, porudžbenicom u PDF-u i dugmetom Pogledajte porudžbenicu. Link otvara stranicu — i na telefonu — na kojoj može da prihvati, delimično prihvati (unosi količinu koju može da isporuči po stavci) ili odbije porudžbenicu, uz napomenu po želji.
Praćenje odgovora
Otvorite porudžbinu da vidite panel Porudžbina kod dobavljača: kada je poslata, kada je otvorena i odgovor sa napomenom dobavljača. Dobijate i obaveštenje (ikona zvona) kada dobavljač otvori porudžbinu i kada odgovori.
| Radnja | Kada | Šta radi |
|---|---|---|
| Pošalji ponovo | Poslata / Otvorena | Ponovo šalje istu porudžbinu — nikada ne pravi drugu |
| Kopiraj link | Poslata / Otvorena | Kopira link za dobavljača koji možete proslediti Viberom, WhatsApp-om ili SMS-om |
| Primeni prihvaćene količine | Delimično prihvaćena | Menja stavke na ono što je dobavljač prihvatio i uklanja stavke koje ne može da isporuči |
| Vrati u nacrt | Svaka poslata porudžbina | Otključava porudžbinu za izmene; link dobavljača prestaje da važi |
| Otkaži nabavku | Svaka poslata porudžbina | Otkazuje porudžbinu; link dobavljača prestaje da važi |
| Primi robu | Poslata / Otvorena / Prihvaćena | Prima porudžbinu na zalihe |
Obaveštavanje dobavljača o vašoj odluci. Potvrda radnji Primeni prihvaćene količine i Otkaži nabavku ima uključeno polje Obavesti dobavljača e-mailom. Ako ga ostavite uključenim, dobavljač uz radnju dobija e-mail: potvrdu sa konačnim količinama i ažuriranim PDF-om, ili poruku da je porudžbina otkazana i da je ne isporučuje. Isključite polje ako ne želite e-mail. Ako e-mail ne može da se pošalje, radnja se ipak izvršava, a vi dobijate upozorenje da dobavljača obavestite drugim putem.
Poslata porudžbina je zaključana: da biste je izmenili, vratite je u nacrt, izmenite i pošaljite ponovo. Link dobavljača važi 30 dana.
> Prihvaćeno nije primljeno. Prihvatanje dobavljača nikada ne menja vaše zalihe. Zalihe se menjaju tek kada primite robu.
Prijem porudžbine
- Otvorite porudžbinu i promenite status na Primljeno (za poslatu porudžbinu kliknite Primi robu)
- Ovo čini porudžbinu dostupnom za povezivanje sa fakturom dobavljača
- Količine na zalihama se ažuriraju na osnovu stavki porudžbine
Delimično prihvaćena porudžbina ne može da se primi dok ne primenite prihvaćene količine ili je ne vratite u nacrt; odbijena porudžbina ne može da se primi.
Povezivanje porudžbina sa fakturama dobavljača
Kada je porudžbina označena kao "Received", postaje dostupna za automatsko povezivanje:
- Kada se faktura dobavljača uveze (iz PDF fajla ili ručno)
- Kliknite Auto Match na fakturi
- Sistem pronalazi porudžbine od istog dobavljača sa statusom "Received"
- Razlike u količini i ceni su istaknute po stavci
Pogledajte vodič za uvoz faktura dobavljača i podudaranje za detalje.
Saveti
- Magacin ili objekat: Ako nemate poseban magacin, izaberite vaš objekat kao odredište
- Telefonske narudžbe: Ako ste narudžbinu napravili telefonom, možete kreirati retroaktivnu porudžbinu direktno iz modalnog prozora Match Details na fakturi
- Delimično prihvatanje: prvo pročitajte napomenu dobavljača — obično piše zašto nešto nedostaje, pa ostatak možete naručiti kod drugog dobavljača
- Nema odgovora: koristite Pošalji ponovo, ili Kopiraj link pa ga pošaljite kanalom koji dobavljač zaista čita
- Automatsko popunjavanje cena dobavljača: Kada izaberete dobavljača, nabavne cene se popunjavaju iz važećih cena dobavljača, u valuti porudžbine. Kod cena po količini stavka uzima cenu koja odgovara njenoj količini i prati je kada se količina promeni, osim ako ste cenu sami upisali
Treba vam pomoć? Kontaktirajte podršku na support@stogly.com