Uvoz faktura dobavljača i trostruko uparivanje

Uvezite fakture dobavljača iz PDF fajlova, automatski ih povežite sa porudžbinama, otkrijte nepodudaranja i ažurirajte cene — sve sa jednog ekrana.

Pregled

Stogly sistem za trostruko podudaranje vam pomaže da:

• Uvezete fakture dobavljača iz PDF fajlova ili ih ručno kreirate
• Automatski povežete stavke fakture sa porudžbinama
• Otkrijete nepodudaranja u količini i ceni po stavci
• Ažurirate cene dobavljača i nabavne cene proizvoda jednim klikom
• Kreirate retroaktivne porudžbine kada su narudžbe napravljene telefonom

Uvoz fakture dobavljača iz PDF fajla

Korak 1: Otvorite uvoz faktura

1. U bočnom meniju idite na Nabavka > Fakture dobavljača
2. Kliknite + New Invoice
3. Kliknite Import PDF na vrhu modalnog prozora

Korak 2: Otpremite PDF fajl

1. Kliknite na zonu za otpremanje ili prevucite PDF fakturu dobavljača
2. Sistem automatski izvlači:
   - Naziv dobavljača — upoređuje se sa vašom bazom dobavljača
   - Broj fakture — iz zaglavlja dokumenta
   - Datum fakture i datum valute
   - Stavke — nazivi proizvoda, količine, jedinične cene, ukupni iznosi

Korak 3: Pregledajte prepoznate stavke

Sistem koristi pametan algoritam za povezivanje stavki fakture sa vašim proizvodima:

1. Tačno podudaranje po SKU dobavljača — ako PDF sadrži SKU koji se poklapa sa vašim cenovnikom dobavljača
2. Skoro tačno podudaranje po nazivu proizvoda dobavljača — podudaranje sa visokim stepenom pouzdanosti prema mapiranjima u cenovniku dobavljača
3. Približno podudaranje po nazivu proizvoda dobavljača — niži prag za delimična podudaranja
4. Rezervno podudaranje po internom nazivu proizvoda — upoređuje sa vašim katalogom proizvoda

Svaka podudarena stavka prikazuje:

• Vaš interni naziv proizvoda i SKU u padajućem meniju
• Naziv i SKU proizvoda kod dobavljača ispod (tirkiznim tekstom)
• Količinu, jediničnu cenu i ukupan iznos

Korak 4: Proverite i sačuvajte

1. Pregledajte sve podudarene proizvode — ispravite eventualne greške koristeći padajući meni
2. Nepodudarene stavke se prikazuju sa praznim padajućim menijem — ručno izaberite odgovarajući proizvod
3. Kliknite Save Invoice

Povezivanje faktura sa porudžbinama

Automatsko podudaranje

1. Na listi Fakture dobavljača pronađite vašu fakturu
2. Kliknite plavo dugme Auto Match (ikona veze)
3. Sistem pretražuje porudžbine od istog dobavljača sa statusom "Received" ili "Completed"
4. Rezultati se prikazuju u modalnom prozoru Match Details

Razumevanje rezultata podudaranja

Svako podudaranje sa porudžbinom prikazuje oznaku statusa:

Detaljna razlika po stavci

Kada podudaranje ima nepodudaranja, kliknite da proširite tabelu razlika po stavci:

Kodiranje bojama:

• Zelena ✓ — stavka se savršeno poklapa
• Žuta — nepodudaranje u količini ili ceni (sa prikazanom tačnom razlikom)
• Plava "Invoice only" — stavka je na fakturi ali ne i na porudžbini
• Ljubičasta "PO only" — stavka je na porudžbini ali ne i na fakturi

Dodela proizvoda stavci

Stavka fakture koja nema proizvod ne može da se upari sa porudžbinom. U prozoru Detalji podudaranja, u delu Stavke fakture, takva stavka nosi oznaku Potrebno mapiranje pored onoga što je dobavljač napisao. Tada:

• kliknite Izaberi proizvod i potražite ga po nazivu, šifri ili barkodu, ili
• kliknite Kreiraj proizvod da ga dodate u katalog kao proizvod ili sastojak.

Stavka se povezuje, a faktura koja još nije odobrena ni osporena sama se ponovo uparuje (inače kliknite Re-match). Šifra i naziv koje dobavljač koristi za taj proizvod se pamte, pa se sledeća faktura i sledeći cenovnik tog dobavljača uparuju bez vas. Plaćena faktura se više ne može menjati.

Dugme za ažuriranje cene

Kada se otkrije nepodudaranje u ceni, pored stavke se pojavljuje dugme Ažuriraj cenu. Klikom na njega:

1. Ažurira se osnovna cena dobavljača u cenovniku dobavljača cenom iz fakture (cene po količini ostaju kakve jesu)
2. Ažurira se nabavna cena proizvoda novom cenom
3. Aktiviraju se upozorenja o promeni cene ako promena premašuje vaš podešeni prag

Ponovno podudaranje

Ako ste ažurirali porudžbinu ili dobili nove informacije:

1. Otvorite modalni prozor Match Details
2. Kliknite dugme Re-match (pored zaglavlja "PO Matches")
3. Sistem briše prethodna podudaranja i ponovo pokreće algoritam za podudaranje

Stavke naručene u pakovanju

Stavka naručena sa Stogly Marketplace-a u pakovanju, a vođena na stanju u drugoj jedinici (4 kartona po 12 komada), poredi se u jedinici proizvoda, kako god da je faktura napisana:

• faktura na 48 komada po 200,00 i faktura na 4 kartona po 2.400,00 obe odgovaraju porudžbini;
• količine i cene u redu nose jedinicu (48 kom, 200,00 po kom), uz napomenu poput „Naručeno u pakovanju: 1 karton = 12 kom“ i, kada faktura broji pakovanja, „Na fakturi: 4 karton × 2.400,00“;
• dugme glasi Ažuriraj cenu po kom na 200,00 i upisuje cenu po komadu — u jedinici u kojoj se proizvod vodi.

Ako se cena mnogo promenila, pogledajte napomenu „Na fakturi“ da vidite kako je red pročitan.

Kreiranje porudžbine iz fakture

Ako je porudžbina napravljena telefonom/WhatsApp-om i nije evidentirana u sistemu:

1. Otvorite modalni prozor Match Details za fakturu
2. Kliknite "Create PO from Invoice"
3. Izaberite odredišni magacin ili objekat
4. Pregledajte unapred popunjene stavke (iz fakture)
5. Dodelite proizvode nepodudarenim stavkama
6. Kliknite Create PO
7. Sistem kreira porudžbinu, označava je kao "Received" i automatski je povezuje

Odobravanje ili osporavanje fakture

Nakon pregleda podudaranja:

• Approve — potvrđuje da je faktura ispravna i spremna za plaćanje
• Dispute — označava fakturu za proveru (dodajte napomene sa objašnjenjem problema)
• Mark as Paid — evidentira da je plaćanje izvršeno

Saveti

• Prvo podesite cenovnike dobavljača — ovo značajno poboljšava tačnost obrade PDF faktura
• Koristite nazive i SKU kodove dobavljača — što više podataka za mapiranje unesete, to je bolje automatsko podudaranje
• Pokrenite ponovno podudaranje nakon kreiranja porudžbine — ako kreirate retroaktivnu porudžbinu, ponovo pokrenite podudaranje da biste ih povezali
• Pratite zvonce za obaveštenja — promene cena putem „Ažuriraj cenu“ aktiviraju upozorenja ako su značajne

Treba vam pomoć? Kontaktirajte podršku na support@stogly.com